Apesar do governo ter prorrogado o início da obrigatoriedade do e Social, as empresas não devem se acomodar. É hora de “arrumar a casa” para garantir a qualidade das informações a serem enviadas ao sistema a partir do próximo ano, pois estas devem refletir a realidade da empresa naquele momento.
Umas das fases mais importantes do projeto é a parte que vai unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais na base da Receita Federal. É chegado o momento das empresas investirem na organização, mudança de cultural de seus colaboradores, visto que esses dados transmitidos ao sistema significam uma confissão de dívida aos órgãos do governo que participam do projeto.
A mudança de cultura começa pela integração dos departamentos de uma empresa e envolve a alta gestão, além da necessidade de compliance para garantir que as novas regras administrativas sejam cumpridas. É preciso união entre todos os setores da empresa, para enfrentar os desafios que virão pela frente.
Com a obrigatoriedade do e Social, as informações enviadas, embora possam ser retificadas, na grande maioria das situações gerarão multas eletrônicas para as empresas, e ainda formarão um gigante banco de dados que será compartilhado pela Receita Federal, pelo Ministério do Trabalho e Emprego, Previdência Social e Caixa Econômica Federal, os órgãos responsáveis pelo desenvolvimento do sistema (Big Brother eletrônico).
Não haverá qualquer mudança na legislação trabalhista do país, mas sim uma exigência do cumprimento pelas empresas da CLT, Legislação Previdenciária e Normas Regulamentadoras (NRs).
A questão principal é que grande parte das empresas não cumprem à risca estas legislações. É o caso por exemplo da Norma Regulamentadora 7 do Ministério do Trabalho, onde todas as empresas estão obrigadas a realizarem o PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), que são os exames admissionais, demissionais, periódicos, retorno ao trabalho e mudança de função. Ocorre que muitas empresas consideram como custo e não realizam este exames, esquecendo que a prescrição para tal infração não é de 5 anos, mas sim de 20 anos.
Existem hoje inúmeras obrigações trabalhistas e previdenciárias que, historicamente, não são cumpridas pelas empresas. É preciso mudar radicalmente essa cultura.
A obrigatoriedade do envio das informações ao e Social ficou para o segundo semestre de 2015. As grandes empresas, com faturamento superior a 3,6 milhões no ano calendário de 2014, serão as primeiras a alimentar o banco de dados trabalhista.
O novo cronograma de implantação foi definido durante reunião realizada no último dia 21/05 com dirigentes do Ministério do Trabalho e Emprego, da Receita Federal, Previdência Social e da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), e confirmada através da publicação da Circular CEF 657/2014.
O layout definitivo do sistema deve ser divulgado em breve. Depois de finalizado, o grupo de trabalho e o Comitê Gestor terão seis meses para avaliá-lo. Transcorrido esse prazo, haverá seis meses de testes antes da obrigatoriedade para as grandes empresas, onde as empresas deverão realizar o cadastramento inicial das informações de todos os empregados na base da Receita Federal. O prazo para as demais empresas ainda está em discussão.
A partir da implantação do e Social este passará a ser obrigatório para todas as empresas do País, incluindo os Microempreendedores Individuais (MEIs).
* Prof. Dr. José Alfredo do Prado Junior é advogado, professor, consultor, diretor executivo da empresa Prado Treinamento Profissional, especialista na área trabalhista e previdenciária com experiência de mais de 10 anos. Atuação permanente como professor, promovendo o desenvolvimento e a formação de profissionais ligados à área de Recursos Humanos e Administração de Pessoal, através de cursos presenciais abertos e in company, palestras e seminários em empresas privadas, consultorias empresarias, e entidades com os CRC (Conselho Regional de Contabilidade), e Fenacon (Sescon e Sescap), – (em vários estados) e demais sindicatos.